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“El rey de la noche
quiere borrar el mundo y yo soy su memoria“
“Eso es la muerte. Olvidar.
Si olvidamos donde hemos estado y qué hemos hecho ya no somos hombres” (Juego de Tronos,
temporada 8)
Todo lo que hay en
internet existe gracias a que alguien previamente hizo un ejercicio de “sistematizar”
lo que tenía en su cerebro. Aunque para ti es transparente, todo lo que
lees, lo que escuchas y lo que ves a través de cualquier dispositivo se
explica porque ha sido capturado y documentado para que lo tengas a tu
disposición. Sin embargo, cuando pregunto en una organización, a quién le
apasiona documentar, poquísima gente levanta la mano. Dedicar tiempo a
registrar lo que se ha hecho es una actividad aburrida, difícil (prueben a
reflejar por escrito una experiencia) e ingrata (los que más se
benefician son terceros). Además, las empresas no le dan ningún valor.
Nadie deja de cobrar su sueldo si no sistematiza los aprendizajes de su
trabajo, pero ¡ay! si no rindes los gastos...
Los noruegos tienen
el dicho “Si quieres saber hacia dónde vas, tienes que saber de dónde
vienes”. Igual que comprendemos la historia de la humanidad a partir de
las huellas que hemos ido dejando, el futuro depende de nuestra habilidad
para registrar lo que aprendamos y utilizarlo. Gestionar el conocimiento es
barato porque implica
reutilizar algo que ya existe. Mientras que aprender es caro porque
obliga a crear algo nuevo y eso nos lleva al futuro. Al ritmo al que
cambian las cosas, una empresa
que no aprende desaparece y no hay aprendizaje organizacional sin reflexión,
sistematización y difusión.
Un aviso antes de
continuar: Usaré capturar, registrar, documentar y sistematizar como
sinónimos y Chat GPT como representante de las inteligencias artificiales
generativas.
1. ¿En qué consiste documentar?
En dejar constancia de una realidad (hechos, opiniones experiencias) o una
ficción (idea, sueño, preocupación) en algún formato que permita reutilizarlo.
Como las personas nos pasamos el día decidiendo y actuando, la cantidad de
huellas potencialmente documentables que generamos es infinita. Un criterio
a la hora de decidir si merece la pena registrar algo es: ¿será factible
que lo reutilicemos en el futuro o es algo que difícilmente volverá a
presentarse de nuevo?
2. ¿Por qué es importante documentar?
¿Qué pasa si no lo hacemos? “El que no recuerda la historia, está
condenado a repetirla” es la frase del filósofo George Santayana
que da la bienvenida a los visitantes del campo de concentración de
Auschwitz. Si no registramos la vida, corremos el
riesgo de olvidar y no aprender. La consecuencia es que la próxima vez
no lo podremos reutilizar, nos exponemos a repetir
errores y tendremos que aprender de nuevo. Ese colmo de la ineficiencia
se denomina “reinventar la rueda”.
Miremos un momento
hacia atrás: Dado que no contamos con
fotos o vídeos de nuestros antepasados primitivos ni de las civilizaciones
antiguas, los historiadores, antropólogos y arqueólogos tienen que realizar
una labor detectivesca para reconstruir el pasado con los vestigios que
encuentran.
Si no documentas, bien
porque no existen los medios o porque no lo consideras necesario, dependes
de estar físicamente en el lugar donde suceden los acontecimientos y de
tener una memoria prodigiosa. Ambos casos suponen un desafío enorme. Por un
lado, hemos progresado gracias a la “ubicuidad” que nos facilita la
tecnología para aprovecharnos
de lo que aprendieron y dejaron registrado las generaciones previas.
Newton decía que “estamos subidos sobre los hombros de gigantes”. Si
toda la transmisión del conocimiento humano hubiese sido oral, no
habríamos llegado donde estamos. Por otro lado, la memoria con el
tiempo no mejora, sino que empeora. Y para una organización resulta muy
peligroso que el conocimiento se concentre únicamente en el cerebro de las
personas. En el momento que estás abandonan la empresa, se llevan lo que
saben y dejan huérfana a la organización.
Miremos ahora hacia
adelante: Para
predecir lo que ocurrirá, las personas utilizamos
nuestro pasado: miramos primero hacia atrás, hacia lo que sabemos. Los
datos son el alimento de la IA. No hay Inteligencia
Artificial (IA) sin datos. La mayor parte de la inversión para
desarrollar Chat GPT ha consistido en entrenarlo con toda la información
disponible en internet hasta 2021. Documentar se vuelve entonces un proceso
crítico porque para que GPT te responda cuando le preguntas, tiene que
echar mano de lo que sabe. Y si está “vacío”, no te puede devolver nada.
Para darte una respuesta, la IA necesita encontrar patrones y para eso
requiere cantidades enormes de datos. Para tener datos hay que sistematizar
la realidad. Hubo que alimentar GPT con datos que previamente se tuvieron
que capturar. Los datos son siempre extractos del pasado. Algunos de esos
datos surgen directamente desde la fuente (máquina, proceso, sensor) sin
necesidad de intervención humana y al ser elementos explícitos, son fáciles
de empaquetar. Sin embargo, los datos verdaderamente valiosos son los
tácitos que derivan de la experiencia y comportamiento de las personas que,
como veremos, son más difíciles de registrar.
Durante las últimas
décadas hemos hecho un trabajo titánico de digitalizar la realidad, de
transformar lo tangible en intangible
(los datos son un intangible por antonomasia). Estamos convirtiendo átomos
en bits para así poder distribuirlos y reutilizarlos de manera mucho más
eficiente. Si antes querías ver la final de un mundial de futbol, tenías
que estar físicamente en el estadio. La promesa
que nos hace la IA es facilitarnos una plataforma que permite no
empezar nada desde cero ni tampoco desde lo que cada uno de nosotros
sabemos, sino que nos entrega un “borrador del conocimiento colectivo
que ya existe”. Cuando le pides algo a GPT, lo que te entrega lo
construye desde lo que sabemos todos, pero su materia prima es conocimiento
explicito. Esto es, responde desde lo que le hemos “introducido” y
hasta ahora hemos sistematizado lo que es fácil pero también lo menos
valioso.
3. ¿Qué pasa en el mundo de la empresa?
Escrito hace 12 años, el articulo “Por
qué el software se está comiendo el mundo” ha resultado profético.
Hoy existe consenso acerca de que toda
empresa es una empresa de software. Por eso llama la atención que en
plena fiebre de big data, con los directivos proclamando que los datos son
el nuevo petróleo y la llave del futuro, las organizaciones apenas
documenten sus aprendizajes. Para una empresa que quiera tomar decisiones basadas en datos,
los más valiosos son los que se producen como resultado de operar el
negocio de la empresa. Por ejemplo, sistematizar es un paso imprescindible
para la automatización. Automatizar consiste en convertir conocimiento en
instrucciones que entienda una máquina para hacer la tarea que hace una
persona. Pero si no documentas… Hace 8 años, Toni Nadal, entrenador de
Rafael Nadal explicaba
lo que hizo la misma noche en que celebraron el primer Grand Slam de su
sobrino: “Cogí la libretita y el bolígrafo con el logo del hotel y
me dispuse a anotar de forma esquemática y por puntos los fallos cometidos
durante el torneo, los aspectos que teníamos que mejorar a partir del
próximo entrenamiento”.
Cualquier empresa
que aspire a sobrevivir necesita documentar su actividad con el objetivo
de poder analizarla
para sacar conclusiones que le permitan decidir y actuar hacia el futuro.
Un aspecto fundamental es que lo importante no es lo que se registra sino
el conocimiento del proceso que permite realizar el análisis. Por ejemplo,
mi amigo Sama
confiesa que la actividad del post partido es la biblia de su ciclo de
trabajo. Dedica horas al análisis de los videos
y estadísticas del partido recién terminado, pero es su conocimiento del
juego el que le permite priorizar las decisiones y las acciones a
implementar en los siguientes entrenamientos y partidos.
Ahora bien, en las
organizaciones ya se producen cantidades enormes de documentos (informes,
estudios, propuestas, procedimientos, normas, etc). Sin embargo, muy
pocos documentos contienen conocimiento. Para capturar los aprendizajes
que suceden a diario y empaquetarlos como conocimiento que pueda ser
transferido y reutilizado en el tiempo y el espacio, es imprescindible
tener en cuenta la siguiente distinción. Un documento contiene información
cuando recoge un QUÉ. Un documento incluye conocimiento cuando además
incluye el CÓMO, el POR QUÉ, el QUÉ HARÍAMOS DISTINTO la próxima vez
(recomendaciones), se elabora pensando en el DESTINATARIO al que va
dirigido y recoge también el CONTEXTO (historias). Un documento entonces
contiene conocimiento cuando nos permite decidir o actuar sobre algo que
antes no podíamos. Transferir documentos no es sinónimo de transferir
conocimiento. Tenemos que diferenciar entre dejar rastro de lo que se va
haciendo para tener una cierta trazabilidad y crear “activos de
conocimiento” que permitan el aprendizaje de terceros. Durante años, al finalizar cada temporada Sama recogía
en un informe de 600 páginas los principales elementos que servían como
base al equipo técnico para realizar un análisis sosegado y planificar la
siguiente campaña.
¿Y cómo documentar
un intangible tan esquivo como el conocimiento?
La captura se inicia siempre con un proceso de reflexión sobre lo que ha
sucedido, primero individual y después
colectiva. La clave estriba en hacerse las preguntas adecuadas: 1. Qué
objetivos teníamos, 2. Qué resultados obtuvimos, 3. Qué diferencias se han
producido y por qué y 4. Qué cambiaremos para la próxima vez. Hoy contamos
con herramientas que permiten capturar con mucha mayor riqueza que antes,
cuando el proceso artesanal producía una mayoría de documentos basados en
texto. Aun así, resulta complejo capturar el contexto, la intención, las
inferencias, las emociones, lo que no se dice y todos los elementos
subjetivos que rodean una experiencia. Por eso documentar es un proceso que
requiere tiempo y exhaustividad. La buena noticia es que la IA nos ofrece
cada vez más herramientas, procesos, metodologías y tecnologías que recogen
el máximo de la experiencia vía voz, video, imágenes, etc y lo convierten a
formatos que sean fáciles de encontrar y sobre todo, de reutilizar. El
futuro pasa por trabajar mientras la IA realiza la captura por nosotros.
Ojo porque
documentar no sale gratis: toma tiempo y energía y, además, lo que sistematizamos
se desactualiza (caduca). Aun así, por más que nos guste proclamar que
vivimos en un mundo complejo, incierto y que cambia muy rápido, las
empresas hacen trabajo repetitivo: un martes y un miércoles se parecen en
un 99% y lo mismo ocurre entre el miércoles y el jueves. Por tanto, y
aunque sea insuficiente, no
tenemos nada mejor que nuestro pasado para predecir. Además, estamos
condicionados por nuestro modelo mental. No vemos el mundo como es sino
como somos. Resulta muy difícil inventar lo que no existe porque nuestra
historia (que nos mantiene a salvo de los peligros), al mismo tiempo nos
restringe y condiciona. Por eso se habla de pensar fuera de la caja. Para
superar ese corsé de lo que sabemos, hacen falta habilidades que nunca
fomentamos ni enseñamos:
·
Para Predecir (inventar
escenarios futuros) la clave son la Curiosidad y la Imaginación para
hacerle buenas preguntas al futuro
·
Para Anticipar (prepararnos
para los escenarios) es fundamental la Creatividad y Experimentación porque
hay que crear conocimiento nuevo. No nos alcanza con el conocimiento de los
expertos, sino que se requerirá mucho experimento, se producirán muchos
errores y habrá mucho que aprender y registrar
·
Para Cambiar (cuando los
escenarios no resulten cómo esperábamos) son fundamentales el Aprendizaje
ágil y la Actitud
Conclusiones
Nadie ha creado el
presente ignorando el pasado. Es todo lo que tenemos. Sin aprendizaje no
hay inteligencia.
Es vital asegurarse de que cada
innovación deje aprendizajes para mejorar. Para aprender de tu
propia historia tienes que haberla registrado antes. La NASA publica la
página “Mi mejor
error” donde sus colaboradores transparentan los errores que
cometen. Si vivimos en un mundo repetitivo, es importante saber cómo hemos
llegado hasta aquí y por qué somos como somos ya que nos puede ayudar a
anticipar lo que vendrá. Para
proponer cualquier innovación, necesitas conocer en detalle el conocimiento
ya existente. Los humanos hemos sido históricamente torpes a la hora de
acceder y procesar el conocimiento explícito, por falta de tecnología y por
limitaciones biológicas. La IA nos hace el trabajo sucio de mapear ese
conocimiento de forma que nadie tenga que resolver problemas que ya están
resueltos. Sin conocimiento previo la IA no funciona, así de importante es
el conocimiento. Como mencionamos, el conocimiento más crítico es a su vez
el más difícil de sistematizar. La buena noticia es que el esfuerzo de
documentar recaerá en la IA. Si Chat GPT es útil para una empresa, entonces
la gestión del conocimiento tiene todo el sentido de mundo. La alerta
consiste en que la mayor parte de los contenidos que se van a generar
también vendrán de la IA…
Lo poco que nos
gusta documentar y lo mucho que depende nuestro futuro de ello.
El 8 y el 22 de agosto, en Cadabra
la magia de aprender, dentro de Abra
Laboratorio de Aprendizaje realizaremos las sesiones sobre “Como
diseñar un programa de aprendizaje efectivo” con Sergio Slipczuk y
““Hacia dónde va la educación (2)” con Aitor Uriondo del Liceo Axular.
El 17 de agosto en
Santiago impartiremos la conferencia “Aprender del error” para Megamedia.
El 23 de agosto en
Bogotá impartiremos
la conferencia “Hacia un mundo de
organizaciones inteligentes” para Pepsico.
El 30 de agosto impartiremos la conferencia
virtual “Conocimiento crítico” para los clientes de Mutual de Seguridad de la mano de Abra Laboratorio de Aprendizaje.
El 8 de septiembre en Santiago impartiremos la
conferencia “Hacia un mundo de
organizaciones más inteligentes” en el marco del congreso IPAF cono sur.
El 13 de septiembre en Buenos Aires impartiremos
la conferencia “Hacia un mundo de
organizaciones más inteligentes” en el marco del Forum
“Inspirando Futuro” organizado por Cirion Technologies.
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